La gestion d’un parc automobile nécessite des moyens humains et matériels spécifiques. Afin de minimiser les coûts de gestion et respecter la réglementation en vigueur, il est indispensable d’adopter une organisation rigoureuse. Retour sur les principaux aspects à prendre en compte pour une gestion saine et optimale de sa flotte professionnelle.
Mettre en place une car policy dédiée à sa flotte automobile
Dans un premier temps, la gestion d’une flotte automobile passe par la mise en place d’une charte automobile (ou car policy). En complément des droits et des devoirs des salariés, elle comprend les règles à observer lors de l’utilisation des véhicules, ainsi que les modalités d’attribution. Ce document peut être consulté par tous les intervenants amenés à se servir de vos véhicules.
Une telle démarche se révèle pratique et efficace. En effet, elle permet d’éviter tout litige ultérieur et de réduire les coûts de fonctionnement liés à son parc automobile. Elle ne présente pas un caractère obligatoire. Toutefois, elle est préconisée, notamment pour les entreprises qui possèdent plus d’une vingtaine de véhicules.
L’importance de bien entretenir ses véhicules professionnels
Une bonne gestion de son parc auto professionnel, c’est aussi veiller à la régularité d’entretien des véhicules. Cela passe par la révision périodique, la vidange, sans oublier le contrôle technique. Autant d’aspects à anticiper afin de minimiser leur temps d’immobilisation et de moduler la répartition des véhicules en disponibilité. De plus, la maintenance permet d’améliorer la rentabilité de la flotte, d’éviter des dépenses supplémentaires. Par exemple, une surconsommation de carburant ou une aggravation de problèmes mineurs.
Solliciter un expert de la gestion de flotte automobile
Tout comme pour obtenir des conseils en supply chain, il existe des prestataires expérimentés qui permettent d’améliorer la gestion de sa flotte. Identification des postes de dépenses, audit sur l’organisation actuelle, recommandations sur la stratégie de ce domaine d’activité… Un spécialiste peut également orienter une entreprise vers des solutions adaptées, comme l’intégration d’un logiciel de gestion. Idéal pour centraliser toutes les données associées à son parc automobile et profiter d’outils de reporting, facilitant la prise de décision.
Encadrer la gestion d’une flotte automobile nécessite de prendre en compte de nombreux aspects liés aux véhicules. Entretien, conditions d’utilisation et d’attribution, organisation générale, coût de fonctionnement… Autant d’éléments qu’il convient d’assimiler à son activité. Pour simplifier la mission du gestionnaire, il est possible de se servir d’un logiciel spécialisé. Il est également possible de faire appel à un prestataire externe à l’entreprise.