Note de service : définition et objectifs

Au sein d’une entreprise, l’employeur a parfois besoin de transmettre une information spécifique dont tous les salariés doivent impérativement prendre connaissance. Un document est alors rédigé dans ce sens, c’est la note de service. Mais qui rédige cette note de service ? Est-elle obligatoire ? Présente-t-elle un caractère officiel ? Et quels objectifs dessert-elle ? Retrouvez la réponse à ces questions dans notre article.

A quoi sert une note de service ?

La note de service est un document interne à l’entreprise, qui s’adresse à tous les salariés ou à un service de l’entreprise. Cet outil de communication permet de transmettre des informations de façon collective à tous les membres du personnel concernés. L’objet d’une note de service peut être la date de fermeture annuelle des bureaux, la mise en place d’un nouveau protocole de sécurité, le rappel de certaines règles de conduite, la création d’un nouvel espace de restauration, l’arrivée d’un nouveau collaborateur ou toute autre information que l’employeur juge utile de communiquer au plus grand nombre. La note de service peut également donner des consignes aux salariés, comme l’application d’une nouvelle procédure ou un changement dans l’organisation. Le document précise alors les nouvelles règles à suivre et les salariés doivent les appliquer.

Note de service ou note d’information ?

La note de service et la note d’information sont deux documents bien distincts et qui n’ont pas la même portée. La note de service est un communiqué officiel qui émane toujours de la hiérarchie et s’adresse au personnel. Chaque note de service doit être numérotée. La note d’information peut venir d’un service de l’entreprise et n’a pas de caractère officiel. Elle peut remonter la voie hiérarchique, la descendre ou être transmise de façon latérale, de services en services, par exemple. Ne pas avoir pris connaissance d’une note d’information est en général peu préjudiciable alors qu’une note de service ne peut être ignorée.

Comment rédiger une note de service ?

Une note de service s’adresse à un ensemble de salariés. Elle doit donc être rédigée de façon claire et concise, pour être ensuite comprise par tous.

Contenu de la note de service

La note de service a un caractère officiel et à ce titre, elle doit comporter plusieurs mentions obligatoires, telles que :

  • Un numéro de note de service ;
  • L’en-tête et les coordonnées de l’entreprise émettrice ;
  • La date de son émission ainsi que le lieu ;
  • Le nom et la fonction de l’émetteur de la note de service ;
  • Les destinataires auxquels elle s’adresse ;
  • La signature de son expéditeur ;
  • L’objet de la note de service pose la problématique ;
  • Et bien sûr, le corps de la note de service, qui répond à la problématique énoncée en objet et qui contient les informations et instructions à transmettre.

Forme de la note de service

Il n’existe pas de formulaire officiel ni de modèle précis de note de service. Selon ses usages, chaque entreprise définit librement la forme de ce document, qui respecte toutefois un certain protocole :

  • La note de service doit être rédigée dans un style impersonnel. Son auteur ne doit pas s’impliquer personnellement, ni employer le « Je » ;
  • Le message est global, il s’adresse à une généralité de salariés et ne doit pas non plus comporter de « Nous » ;
  • Pour ces mêmes raisons, la note de service ne précise pas de civilités, n’est pas nominative et ne se termine pas par une formule de politesse.

Outre la note de service et la note d’information, l’entreprise peut également émettre des notes d’instructions. Quant aux circulaires, elles sont comparables aux notes de service mais émanent plutôt des administrations.

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