Organisation de l'administration

Quelle que soit la taille de son entreprise, les services administratifs nécessitent une attention particulière dans l’organisation générale. S’ils ne constituent pas le cœur de l’activité, ils demeurent néanmoins un facteur essentiel pour garantir le bon fonctionnement interne et pour éviter des surcoûts. Ceux-ci peuvent inclure des frais directs ou indirects, notamment en fiscalité. Quels sont les moyens et les méthodes pour bien les organiser ?

Segmenter ses services d’administration

Une bonne organisation passe tout d’abord par la hiérarchisation de l’aspect administratif de sa société. On envisage généralement une segmentation afin de répartir de manière pertinente les tâches en fonction des compétences du personnel.

Là encore, il convient de prendre en considération la taille de sa structure. Les petites entreprises du type PME exigent davantage de polyvalence, tandis que la spécialisation est requise dans des sociétés de plus de 50 salariés.

On distingue les secteurs suivants au sein de l’administration :

  • achats et ventes ;
  • trésorerie et comptabilité ;
  • ressources humaines et gestion de la paie ;
  • obligations fiscales et juridiques.

Ce choix organisationnel permet de simplifier l’encadrement des équipes. Il est également possible de les manager avec plus d’efficacité tout en assurant une meilleure reconnaissance de leur statut, ce qui influe positivement sur le processus de valorisation des ressources humaines.

Élaborer un planning quotidien

Afin de garantir la fluidité des services administratifs, il convient d’établir un planning quotidien et d’adopter une politique de communication adaptée. La régularité des échanges, le partage d’informations, ne serait-ce que par le biais des notes de services, contribue à améliorer les conditions et la qualité du travail.

Le rappel de la réglementation est également recommandé. Elle peut être propre à une fonction, à un texte légal, à l’occupation des lieux, voire à l’entreprise elle-même. Vous pouvez par exemple mettre au point un étiquetage personnalisé, en faisant appel à un fabricant d’étiquettes pour entreprise. Cette organisation serait alors inscrite dans votre charte professionnelle.

Prévoir les bon équipements pour une meilleure administration

Il est nécessaire de mettre à disposition le matériel pour le personnel, comme des étiquettes médicales. Il s’agit aussi bien des équipements et périphériques que des petites fournitures. Tout comme le mobilier et l’agencement des espaces administratifs, ceux-ci s’intègrent également dans la politique de classement et d’archivage.

Pour une reconnaissance aisée des documents et des dossiers, il est conseillé d’instaurer un système d’identification simple et efficace. On peut même envisager un système de traçabilité similaire aux tags de chronométrage RFID pour concilier solutions digitales et rangements matériels.