Se réunir est une méthode courante en entreprise pour informer, résoudre un problème ou recueillir des opinions ou des idées sur un sujet précis. Pour réussir une réunion, il est nécessaire de définir les objectifs et de choisir un mode d’animation. Pendant son déroulement, l’animateur doit veiller à ce que les règles annoncées soient respectées. Vous voulez savoir comment préparer, animer et conclure une réunion ? Voyez ci-après.

Organiser une réunion : préparation

La réussite d’une réunion dépend en grande partie de sa préparation. Bien travaillée, cette phase facilite la suite des événements.

Définir les objectifs

Pourquoi avez-vous besoin de réunir du monde autour de la table ? Est-ce pour transmettre des informations, résoudre un problème ou encore trouver des idées d’amélioration d’un processus ? Est-il nécessaire de se réunir ou suffirait-il d’envoyer un courrier électronique ?

Vous avez compris. Ces questions visent à vérifier que la réunion ne va pas faire perdre du temps aux participants. Dans tous les cas, fixez les objectifs de la réunion selon la méthode SMART (https://www.creerentreprise.fr/comment-animer-une-reunion-projet/) pour s’assurer de leur pertinence. Envoyez-les ensuite à tous les participants pour cadrer les attentes.

Choisir son mode d’animation

Vous avez le choix entre plusieurs modes d’animation. Selon le type de sujet et les participants à inviter, certains modes d’animation sont plus adaptés que d’autres.

Animation directive

L’animateur délivre un message et garde la maîtrise du déroulement de la réunion. Peu de place est laissée aux participants. L’animation directive convient aux réunions d’information.

Animation non directive

Ici, les participants détiennent des informations ou des messages à délivrer. L’animateur devient un facilitateur et veille à ce que tout le monde puisse s’exprimer sans laisser dévier la discussion. L’animation non directive est utilisée pour résoudre un problème.

Animation participative

L’animateur énonce le sujet et invite les participants à émettre leurs opinions et leurs idées. Chaque partie dispose de 50 % du temps de parole. L’objectif est de trouver des points d’accord sur le sujet. L’animation participative est idéale pour trouver des pistes d’amélioration.

Inviter les bonnes personnes

Seules les personnes pouvant apporter une contribution pertinente sont invitées à la réunion. Éviter de faire venir celles qui ont juste besoin d’être informées. Elles risquent de créer un décalage avec les autres participants pendant le déroulement de la session de travail. L’envoi du compte-rendu suffirait à les mettre au courant des décisions prises.

Animer une réunion : ce qu’il faut savoir

Une réunion bien préparée a toutes ses chances d’atteindre ses objectifs à condition que l’animation soit à la hauteur.

Démarrer et terminer une réunion à l’heure

Soyez ponctuel. Le temps est précieux pour les participants. Certains d’entre eux doivent peut-être participer à de nombreuses réunions dans la journée. Respecter le créneau réservé, c’est garder vos invités bien concentrés sur le sujet traité.

Présenter les participants

Un tour de table rapide avant d’entrer dans le vif du sujet permet à tous les participants de se connaître à commencer par l’animateur lui-même. Ce rituel donne la parole au moins une fois à tout le monde.

Introduire la réunion

Rappelez les objectifs de la réunion ainsi que les résultats attendus. Assurez-vous de la compréhension et de l’accord de tous les participants. Précisez, selon le type de réunion choisi, les règles à respecter pendant le déroulement de la réunion :

  • rôle de chaque participant ;
  • temps de parole de chacun ;
  • ordre d’intervention des personnes présentes.

Briser la glace

Cet exercice vise à détendre l’atmosphère avant d’aborder les sujets plus épineux. Une des techniques efficaces consiste à demander aux participants leur état d’esprit. Les réponses sont données sous forme d’émojis ou de mots choisis dans une liste qui sont ensuite classés pour obtenir un nuage. Celui-ci peut faire l’objet d’une courte discussion informelle pour faciliter la prise de parole ensuite.

Équilibrer les échanges

Animer une réunion c’est avant tout permettre à tout le monde de s’exprimer. Pour cela, il faut connaître les différents types de participants pour mieux les gérer sans jamais perdre de vue les objectifs de la réunion.

  • Incitez le silencieux à parler.
  • Recadrez le déviant qui a tendance à entraîner la discussion vers d’autres sujets.
  • Calmez l’agressif pour ramener la sérénité dans le débat.
  • Reformulez les explications du technicien pour les rendre plus compréhensives à l’auditoire.
  • Interrompez habilement un bavard pour laisser la parole aux autres.
  • Neutralisez un opposant en lui demandant de proposer des solutions.

Éviter la monotonie

Vous avez détecté des signes de lassitude pendant la réunion ? Réagissez sans attendre pour ramener les décrocheurs dans la discussion. Plusieurs astuces s’offrent à vous :

  • changer le ton de voix ;
  • arrêter de parler pour capter l’attention du public ;
  • proposer une courte pause ;
  • Faire un tour de table pour recueillir l’avis des participants sur un point précis.

Conclure une réunion

La conclusion d’une réunion est aussi importante que son introduction.

  • Vérifiez si les objectifs de la réunion sont bien atteints.
  • Faites un tour de table pour recueillir le retour des participants sur la qualité de la réunion.
  • Énoncez le plan d’action pour s’assurer de la compréhension de tout le monde.

Un compte-rendu sera rédigé et envoyé aux participants pour faciliter le suivi.

Et vous, quels types de réunion avez-vous déjà animés ?