Tous les 2 ans, le manager doit organiser un entretien professionnel avec ses collaborateurs afin de parler de leurs perspectives d’évolution professionnelles et des moyens pour y parvenir. Bien que cet entretien soit parfois vu seulement comme une obligation légale, c’est en réalité un moment d’échange très important pour établir une relation de confiance et mieux connaître son équipe de travail. Cet exercice n’est pas toujours facile, c’est pourquoi nous allons vous donner quelques conseils pour savoir comment bien préparer un entretien professionnel.
L’entretien professionnel : quel est son rôle ?
Tout d’abord, il faut savoir que l’entretien professionnel est une obligation légale et administrative. Tous les 2 ans, ou après une période d’interruption de l’activité professionnelle pour un congé maternité par exemple, le manager doit évoquer avec son ou ses collaborateurs leurs projets professionnels, les perspectives d’évolution ou encore les besoins en formation. Il ne faut pas le confondre avec l’entretien annuel, qui est à la discrétion de l’entreprise.
Concrètement, l’entretien professionnel va permettre de répondre à diverses questions :
- Comment le collaborateur perçoit son poste actuellement ?
- Quelles sont les perspectives d’évolution ?
- Quels projets sont souhaités par le collaborateur au sein de l’entreprise et à l’extérieur ? Comment peut-il y prendre part ?
- Quels sont les besoins en compétences et en formations pour le poste actuel et les perspectives d’évolution ?
- Que mettre en place de façon globale pour accompagner le salarié dans son parcours professionnel ? Pour qu’il se sente épanoui dans l’entreprise ?
Comment préparer un entretien professionnel en tant que manager ?
Un entretien professionnel ne s’improvise pas, il est important de le prévoir et de bien le maîtriser. Voyons ensemble quelques éléments pour savoir comment bien préparer un entretien professionnel en tant que manager.
Informer les collaborateurs
Informez et expliquez à vos collaborateurs le rôle de l’entretien professionnel et à quel moment vous allez le réaliser. C’est également à ce moment-là que vous leur transmettrez certains documents comme la grille d’entretien, le guide d’entretien, le résumé des précédents entretiens ou encore les possibilités de formation. Ils auront ainsi le temps de se préparer en amont pour que l’échange se fasse dans les meilleurs conditions.
Rassembler les informations sur le salarié
Si vous cherchez comment bien préparer un entretien professionnel, il est indispensable de bien connaître votre collaborateur. Pour cela, prenez le temps de rassembler et d’étudier plusieurs documents le concernant :
- La fiche de poste actuel
- La fiche des compétences requises pour le poste
- La synthèse de l’entretien professionnel précédent
- Le récapitulatif des formations suivies
- Les certifications obtenues
- Le compte personnel de formation et les droits du salarié pour la formation professionnelle…
Prévoir une trame pour le jour de l’entretien
Pour bien mener l’entretien, il est indispensable d’avoir une trame claire qui reprend les différents éléments que vous allez aborder avec votre collaborateur. C’est un vrai gage d’optimisation de temps pendant l’échange et cela vous permettra de rester focalisé sur les objectifs et de ne pas trop dévier sur des sujets parallèles.
Poser un cadre clair et serein pour l’entretien
Pour que l’entretien se déroule dans de bonnes conditions, il est important de poser un cadre :
- Prévenez le salarié bien en amont : envoyez-lui une invitation dans laquelle vous précisez le lieu, la date, l’heure, ainsi que tous les documents à consulter ou à remplir avant le jour J ;
- Ne programmez pas plus de 2 entretiens professionnels par jour afin de rester pleinement disponible intellectuellement et émotionnellement ;
- Choisissez un lieu qui garantisse la confidentialité de l’entretien et dans lequel les deux parties se sentent bien. Si possible, on évite le bureau pour ne pas créer une relation hiérarchique ;
- Un entretien se co-construit, alors n’oubliez pas de remplir la grille d’entretien en amont et de demander à votre collaborateur d’en faire de même. Cela évitera de perdre un temps précieux.
Avoir une posture neutre, professionnelle et qui mette en confiance le collaborateur
La question de la posture à adopter est primordiale, lorsque l’on souhaite savoir comment bien préparer un entretien professionnel. Vous devez vous baser uniquement sur des faits, en reprenant ce qui a été écrit dans les documents des autres années. Il faut être vigilent à ne pas imposer vos idées et bien garder en tête les souhaits de votre collaborateur. Il vous faudra être à l’écoute de votre collaborateur, le laisser s’exprimer et poser des questions tout en étant garant du cadre et de la grille d’entretien. Vous devez être en capacité de reformuler ses propos et d’être pédagogue dans les échanges.
Après la préparation, comment se passe l’entretien professionnel ?
Maintenant que vous savez comment préparer un entretien professionnel, nous allons vous donner quelques éléments pour comprendre le déroulement de ce temps d’échange.
- L’introduction permet de rappeler ce qui va se passer, pourquoi le collaborateur est ici ;
- Un bilan est fait en début d’entretien. Il reprend ce qui s’est passé pendant l’année écoulée : formations, évolutions professionnelles, points forts et axes d’amélioration… ;
- Un échange a ensuite lieu sur les besoins du collaborateur mais aussi de l’entreprise ;
- Un plan d’action est établi afin de définir les actions à mettre en place pour atteindre les objectifs ;
- L’entretien se termine par la rédaction d’un compte-rendu signé par les 2 parties, qui marque un engagement mutuel à la fois sur les points d’accord et de désaccord, les besoins et objectifs des deux côtés, les moyens mis en place.
Vous savez à présent comment préparer un entretien professionnel et toute l’importance que cela représente à la fois pour le salarié mais aussi pour l’entreprise.
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