Dans le monde professionnel, il est de plus en plus courant d’organiser ou de participer à des conférences. Ces événements sont l’occasion d’échanger sur des sujets précis, et de mettre en avant son expertise. Mais pour qu’une conférence soit réussie, ne négligez pas son organisation. Certains points sont essentiels pour vous assurer que tout se passe bien au moment de prendre la parole devant votre public.
S’approprier les lieux de la conférence
Parler devant un public n’est pas un exercice évident pour tout le monde. Une bonne façon de réduire le stress est de prendre ses repères sur le lieu de la conférence. Un point important pour le conférencier, mais aussi pour son audience !
Réserver la bonne salle de conférence
Il n’existe pas de lieu idéal pour organiser une conférence. L’endroit choisi va dépendre de nombreux critères, notamment :
- Le budget disponible pour la location de la salle ;
- Le nombre de personnes attendues pour la conférence ;
- L’événement auquel la conférence s’intègre ;
- Etc.
Ainsi, si vous travaillez dans la Loire et que vous organisez une conférence pour vos collaborateurs, vous pouvez par exemple louer une salle de séminaire à Saint-Etienne. Cela vous permettra d’accueillir l’ensemble de vos équipes dans un endroit prévu à cet effet.
Si votre conférence s’ouvre au grand public, vous attendrez certainement une audience plus importante. Dans ce cas, tournez-vous plutôt vers un centre de congrès, capable d’accueillir plusieurs dizaines de milliers de personnes.
Bien s’adapter à son environnement
En fonction de la salle de réunion choisie, les préparatifs ne seront pas tout à fait les mêmes. D’une manière générale, plus la salle est grande, plus aurez besoin d’être bien organisé.
Dans une simple salle de réunion, entouré de quelques collègues, assurez-vous d’avoir un tableau si vous devez noter des informations importantes. Prévoyez toutefois un nombre suffisant de chaises pour que tout le monde puisse s’asseoir.
Pour une salle plus grande, comme pour la location d’un amphithéâtre à Saint-Etienne par exemple, d’autres préparatifs seront à prévoir. Si la salle n’est pas équipée d’un micro, peut-être devriez-vous en trouver un. Cela vous permettra d’être clairement entendu par toute l’assemblée.
Dans tous les cas, faites en sorte de pouvoir être vu et entendu par toutes les personnes qui assistent à votre conférence. Si besoin, utilisez également un pointeur laser pour montrer les informations importantes de votre présentation.
Capter l’attention de son audience
Être à l’aise sur le devant de la scène est un bon début pour réussir une conférence. Mais pour que celle-ci soit un franc succès, vous allez devoir faire en sorte de captiver votre audience.
Avoir une bonne présentation
PowerPoint, Keynote, Prezi, Visme… : peu importe le support ou le format, votre présentation doit être captivante ! Si l’on ne devait retenir qu’une seule référence pour servir d’exemple, ce serait certainement Steve Jobs. L’ancien PDG d’Apple s’est souvent frotté à l’exercice de la conférence, et nombre de ses « keynotes » ont marqué les esprits. Plus récemment, les TEDx Talks donnent aussi un bon aperçu de ce qu’est une bonne présentation pour une conférence.
Attention toutefois à ne pas tomber dans un piège très courant : votre présentation est là pour appuyer votre discours, pas l’inverse ! Vous souhaitez capter l’attention de votre audience, c’est-à-dire qu’elle vous écoute, pas qu’elle lise ce qui est écrit derrière vous. De même, vous devez conserver un contact visuel avec votre audience, alors ne passez pas votre temps à lire vos slides.
Pour cela, ne mettez que les informations essentielles sur votre présentation, comme des chiffres par exemple. À l’inverse, évitez d’écrire des phrases entières. Vos slides pourront également contenir des graphiques ou des tableaux, afin de soutenir les informations que vous partagez. Certaines personnes ont une mémoire visuelle, elles retiendront mieux les données si elles sont illustrées.
Faire du storytelling
Avoir une belle présentation, c’est bien, mais ça ne fait pas tout ! Si votre message n’est pas intéressant, ce ne sont pas vos slides qui vont vous aider à retenir l’attention de votre public. Concentrez-vous plutôt sur le message que vous voulez faire passer. D’ailleurs, évitez de vous embrouiller avec un trop grand nombre d’informations, mais faites un focus sur l’essentiel.
Une bonne façon de rendre votre message captivant est de l’intégrer dans une histoire : c’est l’art du storytelling ! Qu’elle soit réelle, inventée de toute pièce ou magnifiée, votre histoire doit susciter des émotions chez votre public. De cette façon, son cerveau sera mieux stimulé, et votre message sera plus facilement retenu. Le storytelling va également permettre de se projeter plus facilement dans la situation.