Un déménagement classique, c’est déjà beaucoup de travail en perspective, mais quand il s’agit de déplacer toute une société, cela ne peut en aucun cas s’improviser ! Actiz vous explique comment planifier votre déménagement d’entreprise, en 5 étapes seulement :
1 – Trouver ses nouveaux locaux et résilier son bail actuel
Cela semble assez évident, mais avant de se lancer dans une foule de procédures pour organiser un gigantesque déménagement, il faut être bien certain de pouvoir disposer de ses nouveaux locaux. Il faut également inspecter ces derniers de manière précise, pour déterminer quels sont les travaux à éventuellement réaliser avant l’installation de vos bureaux.
De même, qui dit nouveaux locaux, dit nouvelle disposition : il y a peu de chances pour que la nouvelle surface dont vous disposiez vous permette de réagencer vos bureaux exactement à l’identique. Vous allez donc devoir réfléchir à une nouvelle disposition. L’occasion d’en discuter avec vos salariés, pour connaître leurs préférences !
Enfin, vous devrez également résilier le bail de votre location actuelle.
2 – Choisir sa société de déménagement
Il vous faudra également prendre le temps de comparer toutes les offres disponibles, afin de choisir la société de déménagement qui vous correspond le mieux ! Une fois votre choix effectué, vous devrez communiquer la quantité globale de matériel à déménager et vos demandes particulières.
Certaines machines ou même le matériel informatique de manière générale demandent en effet beaucoup plus de soins, au moment du transport, que de simples tables.
3 – Organiser le déménagement avec le personnel
Pour qu’un déménagement se passe bien, tout le monde doit y mettre du sien ! De plus, ce n’est tout de même pas rien de changer d’environnement de travail. Il faut de nouveau s’y adapter, y établir une petite routine… Une tâche parfois ardue pour certaines personnes !
Voilà pourquoi un déménagement ne doit pas être organisé dans la précipitation, il vous faut laisser à tout le monde le temps de se faire à l’idée et de bien s’organiser. Fournissez à vos employés des cartons où ils pourront stocker leurs affaires individuelles, et n’oubliez pas de dresser un inventaire général.
4 – Faire son changement d’adresse officiel
Là où un particulier n’aura globalement que La Poste à prévenir et les impôts, une entreprise doit impérativement mettre au courant toute sa clientèle, ainsi que ses fournisseurs et ses collaborateurs !
Il serait en effet dommage de louper quelques contrats à cause d’une mauvaise communication. Informez tout ce petit monde que vous déménagez par mail, mais également au moyen d’un message assez visible sur votre site web.
N’oubliez pas d’effectuer votre changement d’adresse de manière officielle, pour que la préfecture de votre région soit au courant du déménagement de votre entreprise. Vous serez ainsi certain d’être dans les règles concernant la réglementation des entreprises.
5 – Déménager !
Enfin, va venir l’étape du jour J ! D’ailleurs, selon la taille de votre entreprise, il est fort probable que votre déménagement s’étende sur plusieurs jours. À vous de voir comment vous allez procéder : vos employés pourront-ils faire du télétravail ? La société sera-t-elle en « vacances » ?
Vous devrez également faire appel aux services d’une entreprise de ménage pour nettoyer vos anciens locaux, mais aussi les nouveaux. Enfin, sachez qu’un aménagement prend bien souvent un certain temps : déposer tout votre matériel sur place, c’est une chose, mais réinstaller tous les postes informatiques, s’adapter à la nouvelle organisation… Tout cela demande du temps !
Sources images : Unsplash et GettyImages