La confidentialité des échanges et la protection des données constituent des enjeux fondamentaux pour n’importe quelle activité professionnelle. Avec une volonté évidente de dématérialiser les formalités administratives, il est nécessaire d’opter pour des solutions sûres, performantes et garantes du secret professionnel, comme la signature numérique. Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont les moyens à disposition pour la mettre en place ?

L’utilité d’une signature électronique dans un cadre professionnel

Également appelée signature électronique, la signature numérique offre différentes garanties. Elle permet de contrôler l’identité des interlocuteurs par le biais d’un processus d’authentification strict. Celui-ci peut se définir par le renseignement classique d’un identifiant et d’un mot de passe. Étant donné le degré de sécurisation exigé par certaines structures (banque, assurance, secteur juridique…), une authentification forte est généralement mise en place. Cela passe notamment par l’usage de certificats électroniques et d’un cryptage des données. Le but est de garantir la confidentialité des communications ou des partages de fichiers. Elle s’emploie dans de nombreux cas de figure, comme les virements bancaires, les déclarations fiscales, la signature d’un contrat ou un appel d’offres.

Solliciter un prestataire pour disposer d’outils de gestion adaptés à ses besoins

L’intégration d’un système incluant des signatures électroniques sous-tend un besoin régulier. Par conséquent, sa mise en place au sein d’une entreprise impose le déploiement d’une solution numérique adaptée. Il convient de faire appel à une société spécialisée pour disposer d’outils de gestion ou d’un accès privilégié à des plateformes applicatives dédiées à ce type d’échanges. Certains usages, comme le mailing, peuvent exiger un paramétrage précis et modulable du système. L’administrateur peut donc programmer l’accès, le type de documents, ainsi que l’identité des signataires concernés. L’ensemble s’accompagne de notifications pour un suivi performant des démarches réalisées.

Mise en œuvre des protocoles de sécurité pour des échanges protégés

Il est donc possible d’apposer une signature électronique pour un PDF ou tout autre format afin d’assurer son intégrité. Celle-ci se vérifie grâce à des protocoles de cryptage directement associés aux outils de signature. Autrement dit, il s’agit d’une « empreinte » qui possède une clef de chiffrement privée et d’un certificat électronique. Pour le destinataire, le document ou l’échange s’accompagne d’une clef publique. S’il est amené à s’authentifier, celle-ci est une garantie pour veiller à l’inaltérabilité du contenu. À noter qu’une signature électronique présente la même valeur juridique que son équivalent manuscrit. Elle constitue un engagement irrévocable qui implique la responsabilité du signataire et de sa structure ; entreprise, établissement bancaire ou autre organisme.