Si l’employeur doit fournir un bulletin de paie à ses salariés, il a la possibilité de le donner sous forme dématérialisée depuis le 1er janvier 2017. Quelles sont les modalités et les obligations qui encadrent cette démarche ? En quoi l’entreprise peut-elle en retirer un bénéfice concret ?

Les avantages et les caractéristiques juridiques des fiches de paie dématérialisées

Sauf opposition clairement établie par le salarié, la dématérialisation de la paie a été légiférée afin d’optimiser l’organisation et le fonctionnement des structures professionnelles. Cela passe notamment par la génération et l’envoi automatique au personnel, via un accès restreint tel qu’un intranet dédié.

Il s’agit généralement d’un compte personnel d’activité (CPA). L’objectif est également de réduire les coûts postaux, ainsi que ceux propres à l’impression et à l’archivage. Le salarié n’a plus à se préoccuper d’une bonne organisation dans le rangement de ses fiches. Par ailleurs, l’accessibilité en est simplifiée. À noter que les documents numériques ont la même valeur juridique que leur équivalent papier.

La sécurité et la protection des données liées à la dématérialisation de la paie

Le fait de dématérialiser les fiches n’est pas un substitut à l’externalisation de la paie, mais un complément pour simplifier les démarches. Comme évoqué précédemment, le sous-traitant ou l’entreprise elle-même doit instaurer un service dédié. Il ne peut s’agir d’un envoi par mail classique, qui peut sous-tendre des problèmes de sécurité, voire d’usurpation.

Le CPA ou le service électronique choisi, comme un coffre-fort numérique, garantit l’accès aux données via des identifiants et des processus d’authentification rigoureux. Si la société fait faillite, le salarié dispose de trois mois pour récupérer ses fiches avant la clôture du compte ou du service. Si l’employé quitte l’entreprise ou se retrouve licencié, il conserve le bénéfice de ses accès sur ce point.

Les principales spécificités liées à l’accessibilité et l’archivage de la paie

Que l’on fasse appel à un expert en sous-traitance de paie ou que l’on gère soi-même cette partie de son activité, les accès sont uniques. Autrement dit, un changement de structure professionnelle impose forcément de nouveaux identifiants. La dématérialisation de la paie n’est donc pas nominative, mais propre au fonctionnement de chaque organisme, administration ou entreprise où le salarié est amené à travailler.

L’archivage électronique préserve le double des documents pour une période de cinq ans. Quant aux originaux, ils sont conservés pendant 50 ans à compter de l’émission du premier bulletin ou jusqu’à l’anniversaire des 75 ans de l’employé.